Függetlenül attól, hogy melyik szolgáltatót választja, az adatok biztonságos felhőben való tárolása megfelelő megosztási beállításokat és a személyzet képzését igényli, hogy megértsék, hogyan és mikor kell megosztani (és nem megosztani) mappákat és dokumentumokat. Általánosságban elmondható, hogy olyan mappákat kell beállítani a felhő alapú tármeghajtón belül, amelyek csak az adott fájlokhoz szükséges személyzetre korlátozzák a hozzáférést. Rendszeresen ellenőrizze a rendszert, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem „oszt túl” egyetlen fájlt sem (például kapcsolja be az univerzális hivatkozások megosztását olyan fájlok esetében, amelyek ehelyett csak néhány személyre korlátozódnak.)
Mi van akkor, ha nem bízunk meg a Google-ban,a Microsoftban, vagy más felhő alapú tárhelyszolgáltatóban?
Ha az Ön egyik ellenfele (például egy külföldi vagy helyi önkormányzat) törvényesen kényszerítheti a Google-t vagy a Microsoftot (vagy egy másik felhőalapú tárolási szolgáltatót) adatok átadására, akkor előfordulhat, hogy nincs értelme adattárolási lehetőségként őket választani. Ez a kockázat magasabb lehet, ha az Ön ellenfele például az Egyesült Államok kormánya, de sokkal alacsonyabb, ha ellenfele tekintélyelvű rezsim. Ne feledje, hogy a Google és a Microsoft is rendelkezik arra vonatkozó szabályzattal, hogy csak akkor adják át az adatokat, ha erre törvény kötelezi, és ismerje el, hogy az Ön szervezete maga is kiszolgáltatott lehet a saját kormánya hasonló jogi követeléseinek, ha helyben tárolja az adatokat.
Azokban a helyzetekben, amikor a Google vagy a Microsoft felhő alapú tárhelye nem megfelelő az Ön vállalata számára, egy másik lehetőség a Keybase. A Keybase „csapatok” funkciója lehetővé teszi, hogy szervezete végpontok közötti titkosítással ossza meg fájljait és üzeneteit egy biztonságos felhőalapú környezetben anélkül, hogy külső szolgáltatóra kellene hagyatkoznia. Ennek eredményeként jó lehetőség lehet dokumentumok és fájlok biztonságos tárolására a szervezetben. A Keybase azonban kevésbé ismert a legtöbb felhasználó számára, ezért ügyeljen arra, hogy ennek az eszköznek az elfogadása valószínűleg több képzést és erőfeszítést igényel, mint a többi fent említett megoldás.
Ezzel együtt, ha úgy dönt, hogy egyedül megy, és nem használ teljes egészében felhőalapú tárhelyet, döntő fontosságú, hogy időt és erőforrásokat fektessen be szervezete eszközeinek digitális védelmének megerősítésébe, valamint annak biztosítására, hogy a helyi szerverek megfelelően legyenek konfigurálva, titkosítva és fizikailag biztonságban tartják. Megspórolhatja a havi előfizetési díjakat, de ez szervezetének személyzeti idejébe és erőforrásaiba kerül, és sokkal sebezhetőbb lesz a támadásokkal szemben.
Adatok biztonsági mentése
Akár vállalata fizikai eszközein, akár a felhőben tárol adatokat, fontos, hogy legyen biztonsági másolat. Különösen akkor, ha az eszköz fizikai tárolására támaszkodik, nagyon könnyű elveszíteni az adatokhoz való hozzáférést. Kávét önthet a számítógépére, és tönkreteheti a merevlemezt. A munkatársak számítógépeit feltörhetik, és minden helyi fájlt zárolhatnak zsarolóvírussal. Valaki elveszítheti egy eszközt a vonaton, vagy ellophatják a táskájával együtt. Ahogy fentebb említettük, ez egy másik ok, amiért a felhőalapú tárhely használata előnyt jelenthet, mivel nincs egy adott eszközhöz kötve, amely megfertőződhet, elveszhet vagy ellopható. A Mac-ek beépített biztonsági mentési szoftverrel rendelkeznek, ez az úgynevezett Time Machine, amelyet külső tárolóeszközzel együtt használnak; Windows-eszközökön a Fájlelőzmények hasonló funkciókat kínál. Az iPhone és Android készülékek automatikusan biztonsági másolatot készíthetnek a legfontosabb tartalmaikról a felhőbe, ha engedélyezve van a telefon beállításaiban.
Ha a szervezete felhőalapú tárhelyet használ (például a Google Drive-ot), annak a kockázata, hogy a Google-t leállítják, vagy adatai megsemmisülnek egy katasztrófa során, meglehetősen alacsony, de az emberi hiba (például a fontos fájlok véletlen törlése) továbbra is fennáll. Érdemes tehát felfedezni egy felhő alapú biztonsági mentési megoldást, mint például a Backupify.
Ha az adatokat helyi szerveren és/vagy helyi eszközökön tárolják, a biztonságos biztonsági mentés még kritikusabbá válik. A szervezet adatairól biztonsági másolatot készíthet egy külső merevlemezre, de mindenképpen titkosítsa erős jelszóval a merevlemezt. A Time Machine titkosíthatja a merevlemezeket, vagy használhat megbízható titkosítási eszközöket a teljes merevlemezhez, például a VeraCrypt vagy a BitLocker. Ügyeljen arra, hogy a biztonsági másolatot készítő eszközöket a többi eszköztől és fájltól külön helyen tárolja. Ne feledje, hogy egy tűz, amely elpusztítja mind a számítógépeit, mind a biztonsági másolataikat, azt jelenti, hogy nincs biztonsági másolata. Fontolja meg, hogy egy másolatot nagyon biztonságos helyen tároljon, például széfben.
