Mit tegyünk ezzel a sok papírral?

Vállalata valószínűleg sok olyan információval rendelkezik, amelyet papírra nyomtatnak, jegyzetfüzetekbe írnak, vagy ragadós cetlikre firkáltak. Ezek egy része nagyon bizalmas lehet: a költségvetések kinyomtatása, a résztvevők listája, az adományozók levelei és a privát megbeszélésekről készült feljegyzések. Elengedhetetlen ezen információk biztonságára is gondolni. Ha feltétlenül meg kell őriznie a bizalmas adatok nyomtatott példányát, gondoskodjon arról, hogy azokat biztonságosan, zárt szekrényben vagy más biztonságos helyen tárolja. Ne tartson magánjellegű vagy bizalmas információkat (beleértve a jelszavakat is) az asztalon heverve, vagy a táblára felírva. Ha úgy gondolja, hogy vállalatánál nagy a betörés vagy a razzia kockázata, tartsa a rendkívül bizalmas információkat kevésbé kitett helyen.

Amennyire lehetséges, törekedjen a már feleslegessé vált nyomtatott információk ártalmatlanítására. Ne feledje: ha valami nincs, azt nem lehet ellopni. Állítson be szervezeti szabályzatot a nyomtatott jegyzetek tulajdonjogára vonatkozóan, és ügyeljen arra, hogy minden papíralapú jegyzetet begyűjtsön az alkalmazottaktól, ha úgy döntenek, hogy felmondanak, vagy elbocsátják őket a vállalattól (mint ahogy egy céges telefont vagy számítógépet is visszavenne). A bizalmas papíroktól való megszabaduláshoz vásároljon minőségi iratmegsemmisítőt. Hétvégi szórakoztató tevékenység lehet egy 15 perces szünet a személyzettel, hogy feldarabolják az előző hétről maradt, bizalmas dokumentumokat vagy feljegyzéseket.

Az iroda irányelve

Bár sokak számára az „iroda” valósága jelentősen megváltozott a COVID-19 világjárvány kezdete óta, továbbra is fontos, hogy vállalata világos szabályzatot határozzon meg az irodai hozzáféréssel kapcsolatban. Ennek az irányelvnek a kulcsfontosságú kérdésekkel kell foglalkoznia, beleértve azt, hogy ki léphet be az irodába (és mikor), ki milyen irodai erőforrásokhoz férhet hozzá (például a WiFi hálózathoz), és mit kell tennie a látogatókkal kapcsolatban.

Egy egyszerű, de fontos megválaszolandó kérdés, hogy ki kapja meg az irodai kulcsot. Csak megbízható személyzet rendelkezhet kulcsokkal, és a zárakat a személyzet távozásakor és/vagy rendszeres időközönként le kell cserélni. A nap folyamán minden nyitva hagyott ajtót folyamatosan szem előtt kell tartania egy megbízható alkalmazottnak. Gondolja át azt is, hogy a vállalat megbízható kapcsolatban van-e a bérbeadóval vagy a takarító személyzettel. Gondolja át, milyen információkhoz vagy eszközökhöz férhetnek hozzá ezek az emberek, és gondoskodjon ezek védelméről, különösen akkor, ha Ön nem rendelkezik ilyen megbízható kapcsolattal. Bárki is fér hozzá, mindig ki kell jelölni egy megbízható személyt, aki bezárja az irodát, és gondoskodik az eszközök megfelelő biztonságáról, mielőtt a nap végén távozna.

Beengedik a vendégeket az irodába? Ha igen, győződjön meg arról, hogy nincs hozzáférésük (vagy legalább felügyelet nélküli hozzáférésük) eszközökhöz vagy érzékeny nyomtatott adatokhoz. Ha követelmény vagy elvárás, hogy a vendégek internet-hozzáféréssel rendelkezzenek látogatás során, hozzon létre egy „vendég” hálózatot, hogy az ilyen vendégek ne figyelhessék a szokásos forgalmát. Általában csak megbízható személyzetnek lehet hozzáférése a hálózathoz és a hálózati eszközökhöz, például nyomtatókhoz. Általában célszerű előírni a vendég regisztrációját is, hogy legyen naplója arról, hogy kik jártak Önöknél.

Az irodai szabályzat kidolgozásakor az legyen a cél, hogy csak megbízható személyek férhessenek hozzá az érzékeny eszközökhöz, dokumentumokhoz, terekhez és rendszerekhez.

Támogató személyzet és önkéntesek

A vállalatát érintő fizikai biztonsági fenyegetések az alkalmazottakra is hatással lehetnek. A közösségi médiában történő zaklatáshoz hasonlóan ezek a fizikai biztonsági fenyegetések gyakran aránytalanul nagy hatással vannak a nőkre és a marginalizált közösségekre. Nem csak a betört ablakokról és az ellopott laptopokról van szó. A megfélemlítés, a fenyegetések, illetve a testi vagy szexuális erőszak, a családon belüli bántalmazás és a támadástól való félelem súlyos negatív hatással lehet a személyzet életére. Azon szervezetek számára, amelyek különösen politikailag aktív nőkkel dolgoznak vagy támogatnak, az NDI #Think10 Biztonsági Tervezési Eszköze hasznos forrás azoknak, akik tevékenységük következtében fokozott személyes kockázatnak vannak kitéve.

A munkatársak jóléte egyénenként nyilvánvalóan fontos érték számukra, de egyben az egészséges és jól működő szervezet alapvető eleme is. Ennek érdekében fontolja meg, hogy milyen további erőforrásokat biztosíthat a személyzetnek a védelem megőrzése érdekében, és fizikai vagy digitális támadások esetén segítse a helyreállítást. Amint azt a Kézikönyvben korábban említettük, ez minimum egy olyan erőforráslista kifejlesztését jelenti, amellyel szükség esetén jogi, orvosi, mentális egészségügyi és műszaki segítségnyújtás céljából kapcsolatba léphet a személyzet. A PEN America Online Field Harassment Manual ötleteket tartalmaz arra vonatkozóan, hogy a szervezetek hogyan támogathatják a személyzetet válságok alatt és után, a Tactical Tech Holistic Security Manual pedig releváns tartalmat nyújt arról, gyakran hogyan reagálnak a szervezetek az intenzív fenyegetés idején.

Biztonság utazás közben

Az utazás – akár egy másik országba, akár a szomszéd városba – gyakran fokozza a fizikai információbiztonsági kockázatokat. Általában biztonsággal feltételezhető, hogy Önnek és eszközeinek nincs adatvédelmi joga a határok átlépésekor. Ezért célszerű olyan szervezeti utazási szabályzatot beépíteni a biztonsági tervébe, amely emlékeztetőket tartalmaz a legfontosabb biztonsági bevált gyakorlatokról.

Vállalata utazási szabályzatának tartalmaznia kell sok, a Kézikönyv más részeiben tárgyalt információt, ideértve az internet biztonságos használatát, valamint az eszközök és egyéb információforrások fizikai biztonságban tartását, és magánál tartását utazás közben. Ha lehetséges, hagyja hátra bizalmas adatait, és csak egy frissen törölt számítógépet használjon, a feltétlenül szükséges fájlokat a felhőből érje el, majd törölje azokat ismét, amikor hazaér.

Az utazásra való felkészülés és az utazás során megosztott adatok minimalizálása mellett van néhány alapvető üzemeltetési tipp, amelyeket érdemes átgondolni, és belefoglalni a szervezeti utazási szabályzatba.

Fontolja meg olyan utazási célú laptopok vagy telefonok használatát, amelyeken kevés, vagy egyáltalán nincs érzékeny adat. Ha szervezete munkájának nagy részét a felhőben végzi, egy viszonylag olcsó Chromebook jó választás lehet egy ilyen eszközhöz. Mielőtt csatlakoztatná ezeket az eszközöket a szokásos WiFi hálózatokhoz az irodában vagy otthon, állítsa gyári alaphelyzetbe, vagy törölje a tartalmat.

Készítse fel a személyzetet arra, hogy mit kell tenniük, ha a hatóságok kihallgatják, vagy megállítják őket egy határátkelőn. Fontolja meg, hogyan korlátozhatja az utazó információk mennyiségét, ha ez aggodalomra ad okot, és hozzon létre bejelentkezési protokollokat az érzékeny területekre utazó személyzet számára. Adja meg a személyzetnek elérhetőségi adatait és cselekvési tervet arra vonatkozóan, hogy mit kell tenniük, ha valami baj történik az utazás során. Ez magában foglalja a helyi kórházakkal, klinikákkal vagy gyógyszertárakkal kapcsolatos információkat, amennyiben utazásuk során orvosi segítségre van szükségük.

A személyzetnek utazás közben is minden eszközt magánál kell tartania. Például, amikor buszon, vonaton vagy repülőn utazik, tartsa a laptopját a lábánál (ne a felső rekeszben vagy a feladott poggyászban). Ne gondolja, hogy a szállodai szoba – vagy akár a szállodai széf – „biztonságos hely” az érzékeny eszközök és tárgyak tárolására. És ne bízzon a nyilvános USB-töltőportokban. A repülőtereken, állomásokon és járműveken található USB-töltőportok egyre gyakoribb látványt nyújtanak, és nagyon kényelmes módja az eszközök feltöltésének. De könnyen használható vektorok lehetnek a rosszindulatú programok tekintetében. Ezért mindenképpen hagyományos módon töltse fel az eszközöket fali csatlakozón keresztül, vagy vásároljon USB-adatblokkolókat, hogy az úton lévő munkatársak USB-n keresztül biztonságosan tölthessék eszközeiket.