Indiferent de furnizorul pe care îl alegeți, depozitarea datelor în siguranță în cloud necesită implementarea unor setări adecvate de partajare și instruirea personalului pentru a înțelege cum și unde să partajeze (și să nu partajeze) foldere și documente. În general, trebuie să configurați folderele din unitatea de stocare în cloud să ofere acces exclusiv personalului care are nevoie de fișierele respective. Realizați audituri de rutină ale sistemului dvs., pentru a vă asigura că nu „partajați excesiv” niciun fișier (de pildă, prin activarea partajării fișierelor printr-un link universal care, în schimb, ar trebui să fie limitat la doar câteva persoane).
Ce se întâmplă dacă nu avem încrede în Google sau Microsoft sau alți furnizori de stocare în cloud?
Dacă unul dintre adversarii dvs. (de pildă, un guvern străin sau local) poate forța, pe căi legale, Google sau Microsoft (sau alt furnizor de stocare în cloud) să predea date, atunci s-ar putea să nu fie în regulă să alegeți aceste opțiuni de stocare de date. Riscul ar putea fi mai mare dacă adversarul este guvernul Statelor Unite, de exemplu, însă mult mai mic dacă adversarul este o regim autoritar. Rețineți că Google și Microsoft au ambele politici privind predarea datelor doar atunci când sunt obligate prin lege și recunosc faptul că organizația dvs. ar putea fi vulnerabilă în fața aceluiași tip de solicitări legale din partea propriului guvern, dacă datele sunt găzduite la nivel local.
În situațiile în care mediile de stocare Google sau Microsoft nu par o idee bună pentru organizația dvs., ați putea lua în considerare Keybase ca opțiune alternativă. Funcția destinată echipelor din Keybase permite organizației dvs. să partajeze fișiere și mesaje utilizând criptarea de la un capăt la altul într-un mediu cloud sigur, fără a fi nevoie să vă bazați pe un furnizor terț. Prin urmare, poate fi o opțiune bună pentru stocarea în siguranță a documentelor și fișierelor la nivelul organizației dvs. Cu toate acestea, Keybase este mai puțin familiar utilizatorilor, așa că rețineți că adoptarea acestui instrument ar putea necesita mai mult efort și mai multă instruire decât în cazul celorlalte soluții menționate anterior.
Acestea fiind spuse, dacă optați totuși să acționați individual și să nu folosiți deloc stocarea în cloud, este de o importanță crucială să investiți timp și resurse în îmbunătățirea metodelor de protecție digitală ale dispozitivelor organizației dvs. și să vă asigurați că serverele locale sunt configurate și criptate corespunzător și păstrate în siguranță din punct de vedere fizic. Cu toate că ați face economii neplătind abonamente lunare, organizația dvs. va plăti pentru timpul personalului și pentru resurse și va fi mai vulnerabilă la atacuri.
Copiere de rezervă a datelor
Indiferent dacă organizația dvs. stochează datele pe dispozitive fizice sau în cloud, este important să faceți copii de rezervă. Rețineți că dacă vă bazați pe stocarea pe dispozitive fizice, este destul de ușor să pierdeți accesul la date. Ați putea vărsa cafea pe computer și distruge unitatea de hard disk. Computerele personalului ar putea fi atacate de hackeri și toate fișierele locale blocate de ransomware. Cineva ar putea pierde un dispozitiv în tren sau i s-ar putea fura împreună cu servieta. Așa cum am menționat anterior, există și alt motiv pentru care utilizarea stocării în cloud poate fi benefică, acela că nu este legată de un anumit dispozitiv care ar putea fi infectat, pierdut sau furat. Computere Mac au software de copiere de rezervă integrat denumit Time Machine, care este folosit împreună cu un dispozitiv de stocare extern; pentru dispozitivele Windows, Istoric fișiere oferă funcționalități similare. Telefoanele iPhone și Android pot crea automat copii de rezervă pentru conținutul important în cloud, dacă funcția este activată din setările telefonului.
Dacă organizația dvs. folosește stocarea în cloud (precum Google Drive), riscul ca Google să fie oprit sau ca datele dvs. să fie distruse într-un dezastru este destul de mic, însă încă există posibilitatea unei erori umane (precum ștergerea accidentală a fișierelor importante). Explorarea unei soluții de copiere de rezervă în cloud precum Backupify sau SpinOne Backup ar putea merita osteneala.
Dacă datele sunt stocate pe un server local și/sau dispozitive locale, o copie de rezervă sigură devine de o importanță și mai critică. Puteți crea copii de rezervă ale datelor organizației dvs. pe o unitate de hard disk externă, însă asigurați-vă că criptați unitatea cu o parolă puternică. Time Machine vă poate cripta unitățile de hard disk, sau puteți utiliza instrumente de criptare de încredere pentru întreaga unitate de hard disk, precum VeraCrypt sau BitLocker. Asigurați-vă că păstrați dispozitivele cu copii de rezervă într-un loc separat de alte dispozitive și fișiere. Nu uitați, un fișier care distruge atât computerele, cât și copiile de rezervă vă va prima de orice copii de rezervă. Vă recomandăm să păstrați o copie într-un loc foarte sigur, cum ar fi o cutie de valori securizată.
Notă: dacă folosiți un furnizor cloud dintr-o țară cu legi specifice privind localizarea datelor, consultați-vă cu juriști pentru a înțelege mai bine cum o soluție de stocare în cloud ar putea respecta reglementările locale. Mulți furnizori de stocare în cloud, inclusiv Google și Microsoft, oferă acum opțiuni care le permit anumitor clienți să aleagă locația geografică a datelor lor din cloud, de exemplu.
